Control de las cuentas de e-mail en el lugar de trabajo y protección de datos. Aspectos relacionados

Actualmente, no existe regulación específica en la Argentina respecto de las comunicaciones electrónicas en el lugar de trabajo, que pueda obligar al empleador en tal sentido.

Por otro lado, la protección de datos personales se encuentra regulada en términos generales en nuestro país, específicamente si se trata de información personal de los empleados en posesión del empleador.

Intentaremos en los párrafos subsiguientes efectuar una visión general de las facultades que tiene el empleador a los fines de controlar la información intercambiada desde y hacia la compañía, así como el alcance que pueda hacerse respecto del uso de la mencionada información. 

Monitoreo de e-mails por parte del empleador

La ley laboral argentina se basa en el principio de la “buena fe”, el que debe ser observado por ambas partes durante el lapso que perdure la relación laboral. Por lo tanto, podrá interpretarse que la implementación de una política corporativa relacionada con las comunicaciones electrónicas quedará comprendida dentro del deber de buena fe al que debe atenerse el empleado, lo que le otorgará al empleador la protección de su imagen.

En ese contexto, el empleador tendrá la autoridad de dirigir y organizar su negocio y cualquier empleado deberá observar las instrucciones del empleador respecto del trabajo a ser llevado adelante. Una política corporativa en relación a comunicaciones electrónicas en el lugar de trabajo podría considerarse incluida dentro de la facultad del empleador de dirección y organización. La instrumentación de políticas en tal sentido es de actual práctica a nivel mundial, incluyendo Argentina.

Los empleados deben ser informados y advertidos de que el uso incorrecto de las herramientas de comunicación podría conllevar a medidas disciplinarias o incluso al despido con causa en caso de uso incorrecto en forma continuada. En tal sentido, la ley laboral argentina le otorga la facultad al empleador de aplicar sanciones, siempre que éstas guarden proporción con el incumplimiento.

Sin perjuicio de ello, la Constitución Nacional le otorga especial protección a la correspondencia y papeles privados, considerándolos inviolables, como así también el Código Civil argentino otorga derecho a los individuos cuyos derechos de privacidad hubieran sido arbitrariamente violados, a requerir la cesación de aquellos actos y a solicitar compensación por ello. Si los e-mails laborales se consideraran alcanzados por este tipo de protección, el monitoreo unilateral por parte del empleador podría ser cuestionado.

En vistas del, en principio, aparente conflicto entre el derecho del empleador a dirigir su negocio y la privacidad de la correspondencia y los papeles privados otorgada por la Constitución Nacional a todo individuo, existen diferentes opiniones e interpretaciones a los fines de solucionar dicha controversia. 

Al día de la fecha no existe instrumentación legal en la Argentina que regule el uso de e-mails, tanto personales como por asuntos laborales. Particularmente, desde el punto de vista laboral, la falta de regulación impide tener una clara definición respecto de la naturaleza legal de las cuentas de e-mail provistas por el empleador específicamente con propósitos laborales.

Actualmente existen dos posiciones:

i)               Algunos autores y tribunales entienden que los mensajes enviados y recibidos desde una casilla de e-mail laboral son similares a la correspondencia o e-mail personal respecto de la protección constitucional de la correspondencia y papeles privados, y que, por lo tanto, dichos mensajes no podrían ser objeto de control por parte del empleador.

ii)             Conforme otra parte de la doctrina, los e-mails laborales son una herramienta de trabajo y por lo tanto, el empleador se encuentra autorizado a monitorear su utilización, bajo su control conforme la facultades establecidas por la ley laboral argentina.

ii)

Ambas posiciones han sido incluidas en proyectos de ley analizados por el Congreso de la Nación, sin perjuicio de lo cual ninguno de ellos ha sido aprobado aún.

Sin embargo, existen autores que coinciden con la segunda alternativa y consideran a los e-mails laborales como herramientas de trabajo.

Más aun, la jurisprudencia ha considerado los mencionados e-mails como herramientas de trabajo, sin perjuicio de lo cual ha sido reacia a aceptar despidos sobre la base del uso incorrecto de los e-mails, en algunos casos por cuestiones meramente formales. Sólo un caso, el cual fue resuelto en sede penal, consideró que la protección constitucional de la privacidad debía prevalecer.

Definir la naturaleza de los e-mails laborales como personales o como herramientas de trabajo es esencial para la determinación de las facultades de control del empleador y la eventual validez de la evidencia obtenida unilateralmente de un mail o correo electrónico de un empleado por parte del empleador.

Si los e-mails laborales son considerados como personales del empleado, el empleador no podrá controlar el contenido de los mismos al menos que una autorización previa por parte de un tribunal así lo disponga. En este entendimiento, la prueba que el empleador pudiera obtener monitoreando los e-mails laborales –conforme a los cuales el empleador podría demostrar algún tipo de incumplimiento por parte del empleado– podría resultar inválida en un tribunal si el juez considerara que dicha prueba ha sido obtenida en forma ilegítima.  

Por otro lado, si el mail laboral fuera considerado como una “herramienta de trabajo”, dicho entendimiento generaría que el e-mail laboral quedara comprendido por el marco regulatorio laboral y, por lo tanto, su utilización podría ser objeto de las pertinentes facultades de control y dirección de las que goza el empleador.

Existen argumentos razonables para sostener esta última posición, coincidente con lo decidido por la mayoría de los tribunales que han resuelto al respecto.

Por lo tanto, el empleador se encontrará autorizado a realizar el control sobre el uso de tales elementos provistos a los empleados; una vez que estos últimos fueran debidamente notificados de tal facultad, -en razón de los poderes de control que tiene conforme el poder de dirección- y por lo tanto, eventualmente podría utilizar esa información como prueba en caso de incumplimiento por parte del empleado.

Desde el punto de vista práctico, en nuestra experiencia las probabilidades de éxito en el caso de un reclamo por el control unilateral del e-mail sería mayor si existiera al respecto una política específica, debidamente notificada a los empleados, y que estableciera expresamente: (i) cómo utilizar las cuentas de e-mail provistas por la compañía; (ii) que la compañía se encontrará autorizada a chequear y monitorear regularmente dichas cuentas de e-mail; (iii) que la existencia de una clave se encuentra vinculada a razones seguridad, pero que bajo ninguna circunstancia debe crear expectativa de privacidad; y (iv) que cualquier incumplimiento de la políticas de la compañía derivaría en sanciones hacia los empleados.

Sin embargo, la decisión final respecto de la naturaleza de los e-mails y de la facultad de control del empleador será tomada por un juez, quien podría considerarlos tanto como herramientas de trabajo o como correo privado.

En el caso que un juez considerara en el futuro que los e-mails y la información contenida en la computadora de los empleados es correo privado, el empleador necesitaría la previa autorización por parte del empleado o de un juez para realizar el correspondiente monitoreo de tales elementos. De otro modo, los funcionarios involucrados en el mencionado monitoreo podría ser objeto de responsabilidad penal.

Protección de datos personales en la Argentina

A diferencia de lo explicado previamente respecto de las comunicaciones laborales en el ámbito de trabajo, las cuales no se encuentran reguladas, el manejo de información y datos personales se encuentra estrictamente protegido en la Argentina.

En ese contexto, ningún tipo de información personal podrá ser entregada a terceros sin la previa autorización del propietario de la misma.

Desde el punto de vista de las relaciones laborales, los empleados son los dueños de su información y, consecuentemente, el empleador no podrá disponer de ningún tipo de información personal sin el previo consentimiento por escrito del empleado.

Adicionalmente, el empleador tiene el deber de confidencialidad respecto de toda la información personal de sus empleados, incluso en forma posterior a la finalización de la relación laboral, excepto en caso de que dicha información fuera solicitada por un tribunal o autoridad administrativa o por razones de salud.

Finalmente, la cesión de datos personales se encuentra sujeta a específicos requerimientos. Se encuentra prohibida la cesión hacia otros países que tengan niveles menores de seguridad, a menos que el empleado preste su consentimiento en tal sentido.

En toda transferencia de datos personales de empleados, debe informarse el propósito de dicha transferencia y la identidad del cesionario.

A modo de resumen, la protección de datos personales sigue en la Argentina los siguientes lineamientos:

i)              Uso restrictivo de los datos personales del empleado.

ii)             Prohibición de revelar la información sin el previo consentimiento por parte del empleado.

iii)            Obligación de confidencialidad por parte del empleador.

iv)            Requerimientos específicos para la cesión y prohibición de transferencia a países que tengan niveles bajos de protección de datos personales, excepto que el empleador cuente con el previo consentimiento del empleado.

v)             Informar al empleado del propósito de la transferencia y la identidad del cesionario.

Por lo tanto, si bajo una eventual investigación que pueda incluir el control de e-mails se descubriera información relevante, sería altamente importante analizar el caso y los pasos a seguir cuidadosamente y en detalle (por ej., si en el marco de la investigación el empleador pretendiera enviar la información a la casa matriz fuera de la Argentina) para evitar cualquier futuro reclamo basado en la violación de la regulación relativa a datos personales y su protección.

Conclusión

Como puede notarse en los párrafos precedentes, efectivamente existen medios para realizar una investigación y encontrar información que podría ser de gran ayuda para el empleador a los fines de lidiar con situaciones específicas en el lugar de trabajo.

Sin embargo, es de gran importancia también tomar las medidas precautorias para acceder correctamente a dicha información; y, más aun, para poder utilizar debidamente dichos hallazgos.